Fra le formule di Web Marketing più note  e importanti abbiamo senz’altro la newsletter.

Si definisce con il termine newsletter un messaggio di posta elettronica che viene inviato periodicamente e, in genere, gratuitamente agli utenti e che contiene informazioni aggiornate su argomenti di interesse.

Per questo motivo è un canale di promozione online diretto ed efficace: si rivolge a un target "autoselezionato" sicuramente interessato a ciò che gli si vuole offrire. Quando una newsletter raggiunge un pubblico di migliaia di abbonati, diventa anche un importante canale per la vendita di spazi pubblicitari, così come avviene per una rivista che ha migliaia di lettori.

La newsletter elettronica non si discosta, quindi, molto dall'omologa versione off‑line, salvo che consente maggiore facilità di adesione, garantisce l’avvenuta ricezione e si impone grazie alla possibilità di conseguire un sostanziale risparmio nei costi di distribuzione.

Come per i comunicati stampa e gli annunci on line, anche nel caso della newsletter è necessario sacrificare gli elementi grafici accessori per ottenere una maggiore leggibilità e circolazione della stessa.

La newsletter si distingue in modo netto da un’altra formula simile di comunicazione/promozione on line – la E-zine o  rivista elettronica, che presenta le stesse caratteristiche delle inserzioni sulla carta stampata.

A differenza della newsletter la rivista on line è più corposa e ricca di illustrazioni, foto e animazioni, ma anche meno efficace per la lunghezza e la pesantezza.

La newsletter viene utilizzata soprattutto per comunicare novità commerciali quali, ad esempio, promozioni, variazioni di listini, nuovi prodotti, partecipazioni a fiere oppure approfondimenti ed aggiornamenti su argomenti editoriali.

Offrire una newsletter crea una forte affiliazione tra l'azienda e chi riceve le news. Oltre al software bisogna però pensare a chi la redigerà: nella soluzione ottimale i contenuti sono prodotti dall'azienda stessa, altrimenti bisogna girare quest'attività ad un'azienda specializzata (che può essere anche la stessa che ha realizzato il sito).  Qualora, invece, l'azienda disponga di un reparto grafico al proprio interno, può essere il caso di approfittarne, osservando però una regola semplice e cruciale: non dare per scontato che una comprovata abilità grafica su altri media dia analoghi risultati in rete (nella migliore delle ipotesi, sarebbe corretto affiancare le risorse interne a specialisti in grado di riconvertire il know-how per il nuovo mezzo).

La newsletter può anche contenere all'interno del messaggio di posta dei link alle pagine del sito aziendale e quindi è un mezzo potente per mantenere ed incrementare il traffico del proprio sito.

Per aumentare l'efficacia della newsletter, è importante:

q  definire un piano editoriale e poi rispettarlo;

q  stabilire un layout standard del messaggio ogni volta;

q  prevedere sempre un modo semplice e chiaro per cancellare la sua iscrizione.

Vi sono diverse forme di iscrizione alla newsletter; le principali sono la Opt-In e la Opt-Out

La prima modalità  prevede che l'interessato si iscriva alla newsletter fornendo il proprio consenso ed è quindi una forma tipica del Permission Marketing, mente nel secondo caso - Opt-Out - l'utente è stato abbonato a sua insaputa senza aver fornito il suo consenso esplicito, mentre nel messaggio di email che riceve ci sono le istruzioni per l'eventuale cancellazione dalla newsletter.

Questa modalità è molto meno efficace perché giudicata invasiva e lesiva della privacy.

I risultati della newsletter sono influenzati da una molteplicità di fattori. Tra questi rivestono una particolare importanza il formato, la leggibilità dell'email e la presenza di allegati.

I principali programmi di posta elettronica consentono di comporre il messaggio sia in formato testo che in formato html.

Il formato testo può essere visualizzato correttamente da tutti i programmi di posta elettronica; è poco attraente, ma è leggero e quindi può essere scaricato facilmente, qualunque sia la tipologia di connessione posseduta.

Il formato html non è invece supportato da tutti i programmi di posta elettronica ed utilizzarlo può rendere illeggibile il messaggio da parte dei destinatari. Inoltre utilizzare l'html rende il messaggio più lento da scaricare e può trasmettere i virus. Permette però di realizzare delle migliori impostazioni grafiche e anche di verificare se il destinatario ha aperto il messaggio.

Scegliere il formato testo significa quindi essere certi che tutti leggeranno l'email e la scaricheranno facilmente; optare per il formato html significa invece puntare sull'appetibilità grafica.

E' quindi consigliabile, al momento dell'iscrizione, offrire la possibilità di scegliere tra il ricevere la newsletter in formato testo o in formato html. Alcuni programmi di posta elettronica permettono di scrivere i messaggi con la modalità  Rich Text Format (RTF) e di utilizzare così il grassetto, il corsivo, i colori, le diverse dimensioni e tipologie di caratteri.   Ma, dal momento che non tutti i programmi sono in grado di visualizzarli correttamente, sarebbe meglio non usarla.

Per quanto riguarda l’opportunità di allegare file al messaggio, occorre considerare una serie di svantaggi e v

In generale, quindi, se si vogliono pianificare delle azioni di "one to one email marketing" (email inviata ad un solo destinatario o a pochi)  e si è avuto modo di verificare le compatibilità dei software e si è avuta l'autorizzazione, è consigliabile inviare l’allegato, mentre per azioni di massa può essere più indicato non allegare, file ma inserire i link all'interno del messaggio per il riporto sulle pagine del sito.

E’ indicato separare sempre con chiarezza le diverse sezioni, con caratteri (linee, asterischi, freccette) e con spazi bianchi.

E’ preferibile non utilizzare troppo il grassetto, il corsivo, i colori, le diverse dimensioni e tipologie di caratteri e le immagini.

Anche una e-mail newsletter deve avere una testata, proprio come qualsiasi altra pubblicazione: titolo, sottotitolo, data, redazione, url; subito dopo la testata, può essere inserito l'indice numerato del numero, così il lettore sa quali sono gli argomenti già all'apertura .

E’ molto utile inserire diversi link: per approfondire, per inviare al sito web, per invitare a visitare il sito degli sponsor

E’ essenziale poi dividere nettamente il contenuto della newsletter dalla pubblicità; nell'ordine:  testata, indice del numero, sponsor/pubblicità, eventuale citazione pertinente con l'argomento della newsletter, articoli .

Infine, l’articolo più interessante ed appetibile è opportuno inserirlo alla fine della lettera, con, a seguire, copyright notice, indirizzo ed e-mail per disdire l'abbonamento, indirizzo e e-mail o sito web per i numeri arretrati, preghiera di divulgare la newsletter presso gli amici ("tell a friend").